– Leitspruch der Statthalter von Alexandria
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Veranstaltungsmanagement System
Ein Veranstaltungsmanagement System unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer digitalen Weiterbildungen. Hier geht es um die Abwicklung der Geschäftsprozesse Administration und Logistik: von den Buchungen, Zahlungen und der Registrierung bis zur Planung der Hotels, Räume und Ressourcen. Als Veranstaltungsmanagement System erleichtert Ihnen Gavius ® die komplette Organisation Ihrer Weiterbildungen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie nur E-Learnings anbieten, Mischformen wie Blended Learning oder auch Präsenz-Seminare – Gavius ® digitalisiert auch diese Prozesse und sorgt für effizienteres Trainingsmanagement.
Inhaltsverzeichnis
Vorteile eines Veranstaltungsmanagement Systems
- Zentrale Verwaltung aller Weiterbildungen in einem System
- Digitale Abwicklung Ihrer Geschäftsprozesse – das spart Zeit, Geld und Ressourcen
- Organisation und Zuweisung von Trainer*innen, Terminen und Veranstaltungsräumen
- Abwicklung und Zuweisung der Logistik, z. B. Reisen, Catering, Trainingsequipment
- Monitoring, z. B. von Verkäufen und Kursdurchführungen
Wichtige Funktionen des Systems
Ihr Veranstaltungsmanagement System für all Ihre Weiterbildungen – professionell, praxiserprobt und flexibel
Basisfunktionen
- Responsive Design, d. h. auch für mobile Endgeräte optimiert
- Mehrsprachige Oberfläche in Deutsch und Englisch
- Self-Hosting bei Ihnen oder Hosting auf unseren Servern – natürlich in Deutschland und DSGVO-konform
Einsatzbereiche
- Web-basiertes Training Management System für E-Learnings und all Ihre Präsenz-Veranstaltungen
- Maximale Flexibilität durch einen modularen Aufbau – Sie nutzen und zahlen nur, was Sie brauchen
Kursverwaltung
- Einfache Teilnehmerverwaltung, z. B. Teilnehmerlisten, Wartelisten, Gäste
- Digitale Abwicklung von Buchungsprozessen und Genehmigungsprozessen, z. B. Freigaben von Vorgesetzten, Stornos
Nutzerverwaltung
- Rechte- und Rollenkonzept, für leichtere Nutzung und maximale Datensicherheit
- Kommunikation an Teilnehmer*innen, Trainer*innen oder Partner*innen per E-Mail, PDF- oder Word-Seriendruck
Digitale Prozesse
- Erleichterte Abrechnung durch geführte Prozesse zum Erstellen von Leistungspositionen und Rechnungen
- Integrierte Reportings und Analytics, z. B. zu Honoraren, Zeitraumbetrachtungen zu Themen, Anzahl von Kursen, Kurstypen etc.
Partnermanagement
- Verschiedene Rollenzuteilungen, z. B. Trainer*innen, Teilnehmer*innen, Veranstalter*innen und Ansprechpartner*innen
- Zuteilung von Partnern zu Veranstaltungen oder Standorten
- Zentrale Datenpflege aller Partner in einem System
Verwaltung von Ressourcen
- Pflege und Zuteilung von Räumen und Trainer*innen zu Terminen und Kursen
- Übersichten wie Monats- und Wochenanzeigen oder Belegungspläne
- Zentrale Datenpflege für Räume, Ausstattung und Standorte
- Verknüpfungen zur Abrechnung aller Leistungen
Individuelle Anpassungen
- Mehrere Schnittstellen zu Drittsystemen vorhanden, z. B. CRM und Lernplattformen
- Individuelle Erweiterungen und Funktionen können auf Wunsch jederzeit für Sie programmiert werden
Einführung des Veranstaltungsmanagement Systems
Schritt 1
Bevor wir Ihnen etwas verkaufen, klären wir gemeinsam Ihren Bedarf, die Rahmenbedingungen und Ihre Erwartungen. Wir werden Ihnen in dieser Phase viele Fragen stellen. Denn nur wenn wir genau verstehen, was Sie brauchen, können wir Ihnen am Ende eine nachhaltige Lösung liefern: Ein Veranstaltungsmanagement System, das zu Ihnen passt und sich langfristig für Sie rechnet. Das kann Gavius ® sein – muss es aber nicht!
Schritt 2
Hier steigen wir tiefer ins Thema ein: Wir prüfen Ihre Spezifikationen und unterhalten uns mit Ihrer IT-Abteilung und den Verantwortlichen Ihrer Weiterbildungen. Denn beim Veranstaltungsmanagement System treffen diese Welten aufeinander – und das will gut koordiniert und geplant sein. Die Grundlage des Kick-Off Briefings hilft uns, Ihr Projekt zu planen.
Auf dieser Basis erstellen wir Ihnen ein Angebot inkl. Zeitplan. Sobald Sie uns das Angebot freigegebenhaben, können wir richtig durchstarten.
Schritt 3
Wir kümmern uns um das Setup Ihres Veranstaltungsmanagement Systems nach Ihren Anforderungen. Das heißt, wir „kleiden“ Gavius ® in Ihre Logo-Farben und sagen ihm, welche Aufgaben er zu erfüllen hat und für wen er was erledigen soll. Dann ziehen wir all Ihre Daten um und sortieren Sie in Ihr neues Veranstaltungsmanagement System ein – natürlich immer in enger Abstimmung mit Ihnen und Ihren Fachabteilungen.
Schritt 4
Wir unterstützen Sie dabei, Gavius ® auf Ihre Prozesse zu optimieren. Es geht immer darum, Ihre Prozesse zu erleichtern und Ihr Learning & Development zu verbessern. Wo es nötig ist, visualisieren wir Prozesse oder setzen geführte Prozesse ein, um das Arbeiten zu erleichtern. In dieser Phase spielen auch die Anbindung an Drittsysteme und die nötigen Schnittstellen eine Rolle.
Schritt 5
Natürlich zeigen wir Ihnen, wie Sie das Veranstaltungsmanagement System bedienen müssen, z. B. wie Sie neue Trainer*innen, Kurse und Hotels einpflegen und verwalten. Abhängig von der jeweiligen Rolle schulen wir selbstverständlich auch Ihre User*innen.
Schritt 6
Bevor wir Ihr Veranstaltungsmanagement System freischalten, testen wir Gavius ® mit Ihnen und Ihrem Team möglichst praxisnah. So prüfen wir, ob alle Anforderungen passen oder ob sich etwas verändert hat. Das gibt uns die Möglichkeit, letzte Änderungen zu machen und das finale Feedback Ihrer User*innen einzuflechten.
Schritt 7
Gavius ® ist startklar und bereit für den Einsatz. Gemeinsam legen wir den Schalter für das „Go-Live“ Ihres neuen Veranstaltungsmanagement Systems um. Dabei bleiben wir noch für eine Weile an Ihrer Seite und stellen sicher, dass auch wirklich alles rund läuft.
Gavius ® als Komplettlösung für Ihr E-Learning
Sie brauchen ein Veranstaltungsmanagement System und wollen auch ein Learning Management System (LMS)? Gavius ® hält als Komplettlösung viele Vorteile für Sie bereit. Das beste ist: Mit Gavius ® bekommen Sie ein zentrales System für all Ihre Lern- und Verwaltungsaufgaben, von der Buchung bis zur Abrechnung.
Praxiserprobt. Professionell. Individuell.